Facilitering handler om at gøre mennesker i stand til at samarbejde, skabe, udvikle og opnå mål - sammen!

  • 16
  • Feb
Comments are disabled for good
Article by Christina Aunsholt
Posted in Møder

Møder i takt

Jeg har skrevet om det før – nu gør jeg det igen

Virksomheders mødekultur er ude af takt! Tjek lige din egen kalender – hvordan ser forholdet mellem møder og der hvor du producerer noget ud? Har du lagt forberedelse til møder ind i din kalender? – både til at afholde egne møder og deltage i andres møder? Det er – og undskyld mig – næppe det som fylder mest i din kalender.

Hvor ofte holder du eller deltager du i møder – der ryger ud af en tangent?

Hvor ofte holder du møde eller deltager du i møde nr. 2 og 3 fordi dagsordenen på møde 1 ikke holdt?

Hvor ofte observere du at mødedeltagere ikke er 100% fokuseret (og undrer du dig aldrig over hvorfor de ikke er det)?

Hvor ofte observere du at et mødedeltagere er inaktive, ikke siger noget, – og måske er dem som bagefter har brug for at åbne emnet op igen, fordi der lige var et eller andet…

Ude af takt på møder kan have mange årsager – et hurtigt regnestykke (ved at besvare ovenstående spørgsmål) viser at virksomheder kan spare oceaner af tid (og dermed økonomi) ved at optimere møderne så de bliver langt mere effektive.

Jeg ser ofte virksomheder der efter sådan en konstatering kan mistolke optimeringen og satse på ”one-pagers med møderegler i mødelokalerne”, opfordre medarbejdere til at skrive en agenda i mødeinvitation (hvilket jo altid er en god ide, – men…) og sidst opfordre til at man træder i karakter som mødeleder og energisk tager referat og sørger for at rundsende det efterfølgende (men…)

Hvorfor ikke spille på een tangent så takten kan findes igen?

Se, jeg brænder for gode møder, brænder for at opnå de aftalte planlagte resultater på mødet, brænder for at involvere mødedeltagerne, så der skabes energi og gode resultater. Og det lykkes! Alene af den simple årsag at tage aktivt stilling til og skabe balance mellem mål, mødedeltagere og processen for at nå et brugbart mål. Det kan trænes og læres – endda relativt hurtigt. Hurtigt fordi vi dagligt deltager eller styre møder, – vi har brug for det rette fundament til også at gøre dem til gode møder og ikke mindst agere som den gode mødedeltager.

Virksomheder fokusere på at videreuddanne medarbejdere så god faglig kompetence er sikret – det skaber god økonomi og gode resultater. Hvorfor investerer virksomheder ikke i god mødeledelse? Ofte fordi – tror jeg, at man tager det som en selvfølge at en medarbejder har disse skills og mindset.

Men sagen er at vi smitter hinanden. Virksomhedens mødekultur smitter. Sidder alle med pcén eller smartphonen fremme, – ja så smitter det. Er alle aktivt involveret på mødet, ja så smitter det. Hvorfor ikke give de medarbejdere hvis kalender er oversvømmet af mødet et godt fundament, og dermed smitte hinanden og andre til at skabe en ny kultur? Jeg lover dig at det smitter. Kald den en langsigtet investering, der virker på kort sigt, i takt med at medarbejdere har fået et fundament at stå på.

Tilbage til (men…) Agendaen er grundlaget for et godt mødet. Desværre, nej! En agenda er en super god ide, såfremt der er tænkt grundigt over den. Endnu et spørgsmål i rækken; Hvor lang tid bruger du selv på at skrive en agenda, og dermed forberede et møde, hvor der er tænkt over hvordan I skal arbejde jer frem til målet? Og hvem skal deltage (aktivt) på mødet for at nå frem til et resultat der er værdiskabende?

Det sidste (men…) Referater! En god mødeleder skal naturligvis fastholde mødets resultat, hvis det er aftalt og giver mening. Ofte bruger man sit eget sprog i referatskrivningen, og dermed ligger vi en tolkning ned over resultatet. Derfor er der ofte tilbageløb i form af mails frem og tilbage, og nogle gange møde nr 2, fordi mødedeltagerne ikke er enige i konklusionerne. Hvorfor ikke lade mødedeltagerne hjælpe til med at definere og skrive referatet og få dem committet til indholdet på mødet?

Vil du vide mere – så er jeg lige her!

Comments are closed.